Styring af opgaver i Outlook+to-do liste ?

Diverse d.  21. februar. 2018, skrevet af jmose
Vist: 987 gange.

jmose
 
Moderator
Tilføjet:
21-02-2018 21:31:43
Svar/Indlæg:
3848/534
Jeg er funktionær ansat, hvilket betyder fast løn - og det antal timer jobbet kræver.

Jeg holder "opsyn" med hvor mange timer jeg arbejder, og desværre er det sådan at jeg i snit er på job 45 min ekstra hver dag. Det giver mange timer på et år...

En af årsagerne er at jeg altid har mange opgaver, hvilket har fået mig til at skifte fokus. Måske er jeg for dårlig til at få planlagt og løst mine opgaver?

Jeg bruger Outlook til at planlægge opgaver som tikker ind via mail...Men jeg får også opgaver udenfor Outlook, som jeg derfor også skal have løst...Og tit er det de opgaver som liiige trækker ud.

Er der nogen af jer som er ansat på ligenede vilkår, som kan give gode råd ?

M.Beier
 
Skribent
Tilføjet:
21-02-2018 22:49:38
Svar/Indlæg:
1955/116
Man kan altid optimere, altid blive hurtigere - men man kan også køre lidt sur i det... Måske at lufte det for chefen og finde en god løsning vil være sagen


Tfalkman
 
Elitebruger
Tilføjet:
22-02-2018 09:46:15
Svar/Indlæg:
847/219
Jeg arbejder selv i et salgsled med mange bolde i luften og arbejdsopgaverne kommer i den grad også spredt på telefon og email fordelt ud over døgnets 24 timer :)

Jeg har først og fremmest synkroniseret min iphone og ipad med min outlook konto. så alle funktioner i outlook også kan bruges på de andre enheder, når der kommer arbejdsopgaver på farten.

-så snart jeg har reageret på en email ligger jeg den i en passende undermappe eller opretter en mappe til det for at skabe overblik. hvis der ligger opgaver i mailen, jeg ikke kan løse med det samme opretter jeg en "task" i outlook før jeg flytter mailen til undermappe.

-I min kalender, sætter jeg 1 gang om ugen tid af til at rydte op i outlook. hvor jeg får styr på oversete mails / opgaver. Det er også her jeg planlægger opgaver i den kommende uge.

-Det er utroligt forskelligt hvordan man holder et godt overblik, men jeg ved bare at hvis jeg først mister overblikket så bruger jeg alt for lang tid på mine opgaver :).
Håber det kunne bruges..


p0Pe
 
Elitebruger
Tilføjet:
22-02-2018 12:07:05
Svar/Indlæg:
3092/52
trello.com

Indel i Opgaver - Igangværende - Færdige, eller hvad der passer dig.

Jeg arbejder også ekstra timer når der er ekstra travlt på min arbejdsplads, men det er kun i nødstilfælde. Ellers bliver det en glidebane, og som du selv siger, så er 45 min ekstra hver dag, til lad os bare sige 170,- i timen ca. 28.000 kroner i løn du giver din arbejdsgiver. Nok uden de store takketaler.


jmose
 
Moderator
Tilføjet:
22-02-2018 17:47:18
Svar/Indlæg:
3848/534
-> #2:

Tak for input. Bruger du Outlooks opgaveliste, eller markerer du bare mailen til opfølgning.
Jeg syntes fx. det er pissetræls, at hvis du flytter en mail til kalenderen som en opgave, så forsvinder mailen fra din arbejdsmappe/indbakke. Kan man omgå det?

#3:
Også tak. Jeg kigger på det. Men vi bruger jo MS produkter i virksomheden - så altså sharepoint - hvor kun een bruger kan arbejde af gangen - og INGEN bruger tid på at styre det som bliver uploadet.

Lige pt. er vi under indkøring af nyt IT, og bruger sharepoint flittigt. På 3 mdr er der så uploadet 1200 dokumenter...Så er jeg allerede faret vild :)


Tfalkman
 
Elitebruger
Tilføjet:
23-02-2018 10:18:19
Svar/Indlæg:
847/219
jeg bruger "task" som jeg går ud fra er det samme som "opgaver" i den danske version :) du kan sætte datoer, tidspunkter på og du kan også sætte procent på hvor langt du er med opgaven.
ved at bruge de funktioner har man hele tiden overblikket over hvad der er "vigtigst" at få gjort noget ved og man har en plan for sit arbejde hverdag. Task synkronisere iøvrigt med påmindelser på iphone / ipad.

ifh. til kalender, der opretter jeg en begivenhed som kunne hedde "organiser outlook" og i noter i begivenheden skriver jeg
se mail i hjælpeværktøjer->IT->MS->outlook (eller hvad man har kaldt sine undermapper), og så sørger jeg selvf. for at flytte mailen ind i den undermappe. Du kan også kopiere indholdet fra mailen ind i begivenhedens noter :)